Datenschutzerklärung zur vhs.ID („vhs.cloud“ und „vhs-lernportal.de“)

Die vhs.ID ermöglicht die Nutzung des Online-Netzwerkes für Volkshochschulen „vhs.cloud“ sowie des über ein ID-Management verbundenen vhs-Lernportals (vhs-lernportal.de) mit seinen zentralen Kursangeboten (künftig: „Portale“). Sie wird vom Verein Deutscher Volkshochschul-Verband e.V., Obere Wilhelmstr. 32, 53225 Bonn (künftig: „DVV“ oder „Wir“) betrieben. Die Portale dienen als interaktive Lern- und Arbeitsplattformen hauptsächlich, aber nicht ausschließlich, der Fort- und Weiterbildung der Nutzerinnen und Nutzer mit dem Ziel, die individuelle Förderung zu unterstützen und eine Qualifizierung zu ermöglichen.

Der DVV legt großen Wert auf den Schutz personenbezogener Daten. Nachfolgend informieren wir über Art, Umfang und Zweck der Datenerhebung und -verwendung auf den Portalen und im Zusammenhang mit Ihrer vhs.ID.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten, beispielsweise des Namens, der Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer einer betroffenen Person, erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und in Übereinstimmung mit den für den DVV geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen. Mittels dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Ferner werden betroffene Personen mittels dieser Datenschutzerklärung über die ihnen zustehenden Rechte aufgeklärt.

Der DVV hat als für die Verarbeitung Verantwortlicher zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der über die Portale verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, so dass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann.

Diese Datenschutzerklärung können Sie auf jeder Webseite der Portale unter dem Link "Datenschutz" im unteren Darstellungsbereich jederzeit abrufen und mit Hilfe Ihres Browsers ausdrucken.

1. Begriffsbestimmungen

Die Datenschutzerklärung des DVV beruht auf den Begrifflichkeiten, die durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber beim Erlass der DSGVO verwendet wurden. Aus Gründen der Transparenz möchten wir vorab folgende Begrifflichkeiten kurz erläutern:

a. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

b. Was ist unter Verarbeitung zu verstehen?

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

2. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie Kontakt des Datenschutzbeauftragten

Die verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten als Lernende/Lernender (Kursteilnehmer) und Lehrende/Lehrender (Kursleitung, Kurs-Tutor, DVV-Tutor) auf unseren Portalen - im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter - ist der:

Deutscher Volkshochschul-Verband e.V.
Obere Wilhelmstraße 32
53225 Bonn
Deutschland
Tel.: 0228 975690
E-Mail: info@dvv-vhs.de
Website: http://www.dvv-vhs.de
Vorstand:
Vorsitzender: Dr. Ernst Dieter Rossmann (MdB)
Stellvertretende Vorsitzende : Susanne Deß und Winfried Ellwanger
Verbandsdirektor: Ulrich Aengenvoort
Stellvertretende Verbandsdirektorin: Gundula Frieling

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter dsb@dvv-vhs.de.

Die verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten als vhs-Mitarbeiterin/vhs-Mitarbeiter oder vhs-Administratorin/vhs-Administrator ist im Portalbereich „Volkshochschule“ auf vhs.cloud diejenige vhs, von der Sie Ihre Zugangsdaten zu vhs.cloud erhalten haben. Als vhs-Mitarbeiter*in oder vhs-Administrator*in erhalten Sie keine vhs.ID, d.h. Sie haben mit Ihrem Login grundsätzlich nur einen Zugang zu vhs.cloud.

3. Nutzung, Weitergabe und Löschung personenbezogener Daten

Der DVV verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, die Sie bei der Verwendung der verschiedenen Nutzerfunktionen preis geben („Nutzerdaten“), ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und nur insoweit, als dies zum technischen Betrieb der Portale und der Durchführung des Nutzungsverhältnisses mit Ihnen im Rahmen der zur Verfügung stehenden Portalfunktionen erforderlich ist.
Grundsätzlich gilt, dass Sie selbst im Rahmen Ihrer Portalnutzung entscheiden, welche der von Ihnen in Nutzerfunktionen gespeicherten personenbezogenen Nutzerdaten durch andere Mitglieder eingesehen werden können (z.B. Nutzerfunktion „Lerntagebuch“).

Daten, die Sie selbst auf unseren Portalen in Nutzerfunktionen (z.B. Dateiablagen, Wikis, Einträge im Lerntagebuch) als Nutzerdaten gespeichert haben, können Sie jederzeit selbst wieder löschen. Falls Sie hierbei Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Auf unseren Portalen werden keine Nutzerprofile erstellt, d.h. ein personenbezogenes Profiling durch automatisierte Auswertung und Interpretation von Nutzerdaten und Nutzeraktionen findet nicht statt.

Wir sind behördlich im Einzelfall ggf. verpflichtet, Auskunft über Daten zu erteilen, soweit dies für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr durch Polizeibehörden oder zur Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Staatsschutzes auf gesetzlicher Grundlage erforderlich ist.

Weitergabe an Dritte, Nutzung Webkonferenz-Tool

Eine Datenübermittlung an Dritte erfolgt nur, wenn dies für die Erbringung der auf den Portalen angebotenen Funktionen erforderlich ist oder Sie zuvor in eine Übermittlung ausdrücklich eingewilligt haben.

Eine Datenübermittlung an Dritte erfolgt grundsätzlich nur in der Nutzung von Webkonferenzen.

a) Nutzerfunktion „Konferenz“
Für die Nutzung der Funktion „Konferenz“ auf vhs-Ebene, in Gruppen oder in Kursen übermitteln wir Ihren auf den Portalen angezeigten Namen an unseren Dienstleister edudip GmbH, damit die Konferenzteilnehmerinnen/Konferenzteilnehmer sich untereinander identifizieren und ansprechen können. Eine anonyme Nutzung der Konferenz ist nicht möglich.

Das Konferenzssysteme „edudip“ wird von der edudip GmbH auf einem Server in Deutschland betrieben. Es besteht ein entsprechender Vertrag über Auftragsverarbeitung, der die datenschutzrechtskonforme Verarbeitung der übermittelten Daten sicherstellt.

b) Buchung einer Webkonferenz im Bereich „Volkshochschule“ auf vhs.cloud (YuLinc)
Im Bereich „Volkshochschule“ auf vhs.cloud können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer vhs eine Webkonferenz für das externe IT-System „YuLinc“ buchen. Für die Buchung einer YuLink-Konferenz steht ein Formular zur Verfügung, in dem Vorname und Nachname des Moderators der Konferenz angegebenen werden müssen. Bei Absenden des Formulars wird die vhs.cloud-interne E-Mail-Adresse der buchenden Person im YuLinc-System gespeichert und verarbeitet. Zweck ist die Zustellung des Links zum beantragten Konferenzraum. Der Vor- und Nachname des beim Buchungsprozess angegebenen Moderators wird ebenfalls im YuLinc-System gespeichert.
Zweck ist, dass der angegebene Name im YuLinc-System als Moderator des beantragten Konferenzraumes angezeigt werden kann. Die betroffene Person bestätigt durch das Absenden des Buchungsformulars, dass ihr die dokumentierte Einwilligung des von ihr angegebenen Moderators zu dieser Datenverarbeitung vorliegt, falls sie nicht selbst der Moderator ist. Alle im Zusammenhang mit der Konferenz gespeicherten Daten werden am Folgetag der Konferenz gelöscht.
Das Konferenzssystem YuLink wird von der netucate systems GmbH auf einem Server in Deutschland betrieben. Es besteht ein entsprechender Vertrag über Auftragsverarbeitung, der die datenschutzrechtskonforme Verarbeitung der übermittelten Daten sicherstellt.

4. Registrierungsdaten und Daten in der Nutzerfunktion „Profil“

Um die vhs.ID und die verbundenen Portale nutzen zu können, müssen Sie sich als Lernende/Lernender oder Lehrende/Lehrender online registrieren. Mit der Registrierung erhalten Sie Ihre vhs.ID. Bei der Registrierung werden folgende personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft gespeichert:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse (Zweck: Versendung des Zugangs nach Registrierung sowie Versendung eines neues Passworts im Falle des Vergessens)
  • Selbstgewählter Benutzername (Login)
  • Angezeigter Name (jederzeit durch Sie änderbar)

Die Erhebung der Daten dient der Erstellung Ihres Nutzerprofils.

Als Lernende/Lernender können Sie sich bei ausgewählten Kursen des vhs-Lernportals (z.B. A1-Deutschkurs) Ihre Zugangsdaten alternativ per SMS zusenden lassen. In diesem Fall wird statt Ihrer E-Mail-Adresse Ihre Mobilnummer erhoben und für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft gespeichert. Zweck der Speicherung ist ausschließlich, dass Sie sich per SMS ein neues Passwort zu Ihrem Login setzen können, falls Sie Ihr Passwort einmal vergessen haben sollten.

Bei der Registrierung als Lehrende/Lehrender (Kursleitung, Kurs-Tutor) werden zusätzlich die vhs oder sonstige Bildungsinstitution, für die Sie tätig sind, deren Adressdaten, sowie Ihre persönliche Anschrift erhoben, verarbeitet und gespeichert. Zweck der Speicherung ist sicherzustellen, dass Sie berechtigt sind, die Portale als Lehrende/Lehrender zu nutzen.

Ihre Registrierungsdaten werden teilweise in die Nutzerfunktion „Profil“ übernommen, über die sie sich auf den Portalen anderen Mitgliedern vorstellen können. In Ihrem Profil können Sie die dort aus der Registrierung eingetragenen Daten ändern sowie ganz löschen. Falls Sie Änderungen an Ihren eigentlichen Registrierungsdaten wünschen, wenden Sie sich bitte über den Link „Support“ im unteren Seitenbereich der Portale an unseren Support.

Lehrende (Kursleitung, Kurs-Tutor) und vhs-Mitarbeiter/vhs-Mitarbeiterinnen haben automatisch Zugang zum Bereich „Netzwerk“ der vhs.cloud. Die dort verortete Mitgliedersuche ermöglicht es ihnen, andere Lehrende und vhs-Mitarbeiter anhand der dort vorgegebenen Profilfelder zu suchen, auch wenn diese Nutzerinnen/Nutzer des vhs-Lernportals sind. Möchten Sie nicht in der Suche erscheinen, können Sie die entsprechenden Felder in Ihrem Profil leer lassen. Über die Ansicht „Mitglieder“ werden darüber hinaus alle Lehrenden und vhs-Mitarbeiter*innen angezeigt, die gerade in der vhs.cloud eingeloggt sind.

Zu statistischen Zwecken werden bei der Registrierung zu ausgewählten Kursen (z.B. A1-Deutschkurs) weitere, optional anzugebende Daten abgefragt, wie z.B. Muttersprache oder Herkunftsland. Diese werden für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft gespeichert und zur Optimierung und Weiterentwicklung des inhaltlichen Kursangebotes anonymisiert ausgewertet.

5. Lernstandsdaten

Wenn Sie als Lernende/Lernender an einem Kurs teilnehmen, Ihnen in diesem Kurs Übungen oder sog. „Lernbausteine“ zur Verfügung stehen und Sie diese bearbeiten, entstehen sog. Lernstandsdaten, anhand derer wir Ihren aktuellen Lernstand erfassen. Diese Daten können zum Zwecke der individuellen Förderung von Ihrer/Ihrem jeweiligen Lehrenden (Kursleitung, Kurs-Tutor, DVV-Tutor) eingesehen werden. Lernstandsdaten werden für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft in einem Kurs personenbezogen gespeichert.

In ausgewählten Kursen, die ein umfangreiches Angebot von Übungen zum Selbstlernen enthalten, erfolgt die Auswahl der jeweils nächsten Übung ggf. auf Basis eines Algorithmus, wobei lediglich das Ergebnis der zuvor bearbeiteten Übungen Grundlage für die Auswahl der nächsten Übungen darstellt. Der Algorithmus selbst stützt sich demnach nicht auf personenbezogene Daten und stellt daher insbesondere keine automatisierte Entscheidung dar.

6. Protokolle in der Nutzerfunktion „Chat“

In der Nutzerfunktion „Chat“ werden systemseitig automatisch Protokolle einer jeden Chatsitzung erstellt und zum Zwecke der Dokumentation von Gruppen-Lernprozessen gespeichert. Die Chatprotokolle können von Mitgliedern mit Administrationsrechten in der Nutzerfunktion „Chat“ auf Kurs-, Gruppen- und vhs-Ebene jederzeit eingesehen und gelöscht werden.

7. Administrationsfunktion „Purgatorium“ auf vhs-Ebene

Über die Administrationsfunktion „Purgatorium“ können die Zugänge von gelöschten vhs-Mitarbeiterinnen/vhs-Mitarbeitern sowie gelöschte Gruppen und Kurse auf vhs-Ebene bis zu 60 Tage nach Löschung wiederhergestellt werden. Zweck hierbei ist es, dass die Administratorin/der Administrator einer vhs fehlerhafte Löschungen ohne Datenverlust rückgängig machen kann. Administratorinnen/Administratoren können gelöschte Zugänge, Gruppen und Kurse aus dem Purgatorium jederzeit endgültig löschen, so dass eine Wiederherstellung über die vhs-Administration nicht mehr möglich ist.

8. Speicherung des Verlaufs in der Nutzerfunktion „Messenger“

Kommunizieren Mitglieder auf den Portalen in der Nutzerfunktion „Messenger“, so wird der durch das Mitglied einsehbare Verlauf der Kommunikation pro Gesprächspartnerin/Gesprächspartner bzw. pro Gruppe und Kurs für sieben Tage gespeichert. Ältere Nachrichten im Verlauf werden automatisiert gelöscht.

Messenger in der App „vhs.cloud“

Sie können die Nutzerfunktion „Messenger“ nicht nur über den Browser, sondern auch in der App vhs.cloud unter iOS und Android nutzen. Innerhalb der App werden empfangene und gesendete Nachrichten dauerhaft bis zur Deinstallation der App gespeichert. Die App lädt bei Start den Nachrichtenverlauf, der auf vhs.cloud für sieben Tage gespeichert wird, automatisch nach. Zweck der längeren Speicherfrist innerhalb der App ist die Erwartungshaltung der Nutzer, dass sie in Messenger-Apps einen möglichst unterbrechungsfreien Kommunikationsverlauf vorfinden.

9. Nutzung unseres Ticket-Systems bei Support-Anfragen

Sie können unseren Support in den Portalen jederzeit per E-Mail erreichen. Ihre E-Mail-Adresse sowie der Inhalt Ihrer Supportanfrage wird dabei in unserem Ticket-System gespeichert. E-Mails, die Sie an unseren Support schreiben, werden in unserem Ticket-System zu Dokumentationszwecken so lange gespeichert, bis das Support-Problem gelöst ist. Wenn Sie eine Löschung Ihrer Supportanfragen wünschen, wenden Sie sich bitte an den Support.
Bitte senden Sie uns keine personenbezogenen Daten, die für die Klärung Ihres Problems nicht benötigt werden.

10. Sicherheit

Wir haben eine Vielzahl von Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, um Ihre personenbezogenen Daten, die auf unseren Portalen gespeichert sind, vor Manipulationen, Verlust, Zerstörung und gegen den Zugriff unberechtigter Personen angemessen zu schützen. Ihre Daten werden durch entsprechende organisatorische und technische Maßnahmen abgesichert. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden im Zuge der technologischen Entwicklung fortlaufend geprüft und bei Bedarf angepasst.

Verschlüsselung

Die Datenübertragung bei der Nutzung unserer Portale (Browser, Apps) wird durch verschlüsselte Internetverbindung ab Login geschützt (mind. TLS 1 mit 256 Bit-Verschlüsselung).

Passwort-Sicherheit

Ihr Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und wird verschlüsselt gespeichert. Eine darüber hinausgehende Passwort-Richtlinie wird mit Rücksicht auf die sehr heterogene Zielgruppe der Portale technisch nicht erzwungen. Bitte achten Sie darauf, stets ein möglichst sicheres Passwort zu verwenden, indem Sie z.B. den Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) unter https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/DE/Service/Aktuell/Informationen/Artikel/Passwoerter.html folgen.

Absicherung des Logins via Apps

Wenn Sie eine unserer Apps für den Zugang zu den Portalen nutzen (z.B. die vhs.cloud-App oder die App „A1-Deutschkurs“), so wird auf Ihrem mobilen Gerät kein Passwort, sondern ein sog. „Token“ gespeichert, das Ihnen den automatischen Login bei App-Start sowie den Anmeldestatus „Angemeldet bleiben“ ermöglicht. Der Anmeldestatus „Angemeldet bleiben“ erlaubt Ihnen den Empfang von Push-Nachrichten unserer Portale, auch wenn Sie die App gerade nicht geöffnet haben. Aus Sicherheitsgründen können Sie dieses Token auf vhs.cloud selbst löschen, falls Sie z.B. Ihr Mobilgerät verloren haben oder es Ihnen gestohlen wurde. Dadurch wird die Verbindung der App zu unseren Portalen unterbrochen, so dass ein erneuter Login nur durch die Eingabe des zugehörigen Passwortes möglich ist.

Länderabhängige Zugangsbeschränkung

Sie können Ihren Login für die vhs.cloud und für ausgewählte Kurse des vhs-Lernportals noch weiter absichern, indem Sie in Ihrem persönlichen Bereich eine länderspezifische Zugangsbeschränkung aktivieren. Mit der Aktivierung legen Sie fest, aus welchen Ländern der Login mit Ihrem persönlichen Zugang möglich sein soll. Ein Login aus einem anderen Land als den von Ihnen angegebenen Ländern wird trotz korrekt eingegebenem Passwort automatisiert unterbunden.

11. Verwendung von Session-Cookies

Die Portale verwenden nach Login eines Mitglieds sog. Session-Cookies, d.h. kleine Dateien, die automatisch auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Über ein Session-Cookie sichern wir Ihre aktuelle „Sitzung“ (Session), d.h. Ihre Verbindung zu unserem Server. Diese Speicherung hilft Ihnen, unsere Portale sicher zu nutzen. Das Session-Cookie wird nur während der Dauer Ihres Besuches auf Ihrem Endgerät gespeichert. Sobald Sie den Browser schließen, wird Ihr Session-Cookie automatisch gelöscht.
Sie können die Setzung von Cookies durch unsere Portale jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Deaktivieren Sie die Setzung von Cookies in dem genutzten Internetbrowser, sind unter Umständen nicht alle Funktionen unserer Portale vollumfänglich nutzbar.

12. Datenschutzbestimmungen zu Einsatz und Verwendung des Web-Analyse-Tools MATOMO (vormals „Piwik“)

Der DVV hat auf seinen Portalen die Komponente MATOMO integriert. MATOMO ist ein Open-Source-Softwaretool zur Web-Analyse. Web-Analyse ist die Erhebung, Sammlung und Auswertung von Daten über das Verhalten von Besucherinnen/Besuchern von Internetseiten. Ein Web-Analyse-Tool erfasst unter anderem Daten darüber, von welcher Internetseite eine betroffene Person auf eine Internetseite gekommen ist (sogenannter Referrer), auf welche Unterseiten der Internetseite zugegriffen oder wie oft und für welche Verweildauer eine Unterseite betrachtet wurde.

Die Software wird auf dem Server des DVV betrieben, die datenschutzrechtlich sensiblen Logdateien werden ausschließlich auf diesem Server gespeichert.

Der Zweck der MATOMO-Komponente ist die Analyse der Besucherströme auf unseren Portalen. Wir nutzen die gewonnenen Daten und Informationen unter anderem dazu, die Nutzung dieser Portale anonymisiert auszuwerten, um Online-Reports, welche die Aktivitäten auf unseren Portalen aufzeigen, zusammenzustellen.
Wir setzen Matomo auf unseren Portalen ausschließlich ohne Tracking-Cookie ein.

13. Log-Files

Bei jedem Besuch unserer Portale werden, wie bei allen Websites, automatisch von dem von Ihnen genutzten Internetbrowser Nutzungsdaten übermittelt und vom Webserver in Protokolldateien, den sog. Server-Log-Files, automatisiert gespeichert. Die dabei gespeicherten Datensätze enthalten folgende Informationen:

  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
  • Name der aufgerufenen Seite
  • Referrer URL (die Website, von der aus Sie zu unseren Portalen gekommen sind)
  • Typ und Version des von Ihnen verwendeten Browsers
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Ihre IP-Adresse

Das letzte Oktett der IP-Adresse, also die Zahlenreihe hinter dem letzten Punkt, wird automatisch anonymisiert gespeichert, so dass die IP-Adresse nicht personenbezogen ausgewertet werden kann, solange Sie sich nicht mit Ihrem Zugang einloggen. Bei jedem Login wird Ihre IP-Adresse gespeichert und nach dem übernächsten Login automatisch wieder gelöscht.

Alle erfassten Server-Log-Files werden nach sieben Tagen automatisiert gelöscht. Die Daten der Server-Log-Files werden ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs (Fehleranalyse) und zu rein statistischen Zwecken genutzt.

14. Abonnement unseres Newsletters

Auf www.vhs.cloud wird Ihnen die Möglichkeit eingeräumt, den Newsletter „vhs.digital News” zu abonnieren. Zum Zwecke des Newsletterversands erheben und verarbeiten wir bei der Anmeldung zu unserem Newsletter Ihre E-Mail-Adresse.

An die von Ihnen erstmalig für den Newsletterversand eingetragene E-Mail-Adresse wird aus rechtlichen Gründen eine Bestätigungsmail im Double-Opt-In-Verfahren versendet, um einen Missbrauch von E-Mail-Adressen für die Newsletter-Anmeldung auszuschließen.

Bei der Anmeldung zum Newsletter speichern wir ferner die vom Internet-Service-Provider (ISP) vergebene IP-Adresse des von der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Anmeldung verwendeten Computersystems sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung. Die Erhebung dieser Daten ist erforderlich, um den (möglichen) Missbrauch der E-Mail-Adresse einer betroffenen Person zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können und dient deshalb der rechtlichen Absicherung des für die Verarbeitung Verantwortlichen.

Die im Rahmen einer Anmeldung zum Newsletter erhobene E-Mail-Adresse wird ausschließlich zum Versand unseres Newsletters verwendet. Ferner können Abonnenten des Newsletters per E-Mail informiert werden, sofern dies für den Betrieb des Newsletter-Dienstes oder eine diesbezügliche Registrierung erforderlich ist, beipielsweise über Änderungen am Newsletterangebot oder bei der Veränderung der technischen Gegebenheiten. Es erfolgt keine Weitergabe der im Rahmen des Newsletter-Dienstes erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte. Das Abonnement unseres Newsletters kann durch die betroffene Person jederzeit gekündigt werden. Die Einwilligung in die Speicherung personenbezogener Daten, die die betroffene Person uns für den Newsletterversand erteilt hat, kann jederzeit widerrufen werden. Zum Zwecke des Widerrufs der Einwilligung findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link. Ferner besteht die Möglichkeit, sich jederzeit auch direkt auf vhs.cloud vom Newsletterversand abzumelden.

15. Newsletter-Tracking mittels MATOMO

Der Newsletter „vhs.digital News” enthält sogenannte Zählpixel, die über das Webanalyse-Tool MATOMO ausgewertet werden. Ein Zählpixel ist eine Miniaturgrafik, die in solche E-Mails eingebettet wird, welche im HTML-Format versendet werden, um eine statistische Auswertung der Newsletter-Nutzung durchzuführen. Anhand des eingebetteten Zählpixels können wir erkennen, ob und wann ein zugestellter Newsletter geöffnet wurde und ob Links zu Inhalten auf den Portalen aufgerufen wurden. Dies erfolgt ohne Bezug zu einer konkreten Person. Über das Newsletter-Tracking mittels Matomo verarbeiten wir keine personenbezogenen Daten.

16. Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten

Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

Wird Ihre vhs.ID bzw. Ihr Zugang als vhs-Mitarbeiter*in zur vhs.cloud gelöscht, werden zugleich auch alle personenbezogenen Daten, die in Verbindung mit Ihrem Zugang verarbeitet wurden, endgültig gelöscht.

17. Ihre Rechte

Sie haben als Inhaberin/Inhaber einer eigenen vhs.ID bzw. als vhs-Mitarbeiter*in mit Zugang zur vhs.cloud unter anderem ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten Daten sowie ein Recht auf Änderung, Berichtigung, Sperrung oder Löschung Ihrer Daten.
Auf Anfrage teilen wir Ihnen daher kostenfrei mit, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen bei uns gespeichert haben.

Um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht an Dritte herausgegeben werden, richten Sie Ihre Anfrage bitte per E-Mail oder per Post unter eindeutiger Identifizierung Ihrer Person an den DVV. Bitte geben Sie als Betreff "DVV Portale / Meine Daten" an.

Wenn Sie der Verarbeitung Ihrer Daten insgesamt oder für einzelne Maßnahmen widersprechen wollen, können Sie Ihren Widerspruch ebenfalls an eine der oben angegebenen Kontaktdaten übermitteln. Dies gilt auch für die Wahrnehmung Ihrer sonstigen Rechte nach der DSGVO. Diese Rechte sind u.a.: das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten.

Sie haben auch das Recht eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen. Sie können sich dazu an die Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, die für Ihren Wohnort zuständig ist.

a)    Recht auf Bestätigung

Sie haben das vom Europäischen Verordnungsgeber eingeräumte Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Möchten Sie dieses Bestätigungsrecht in Anspruch nehmen, können Sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder eine andere Mitarbeiterin/einen anderen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

b)    Recht auf Auskunft

Sie haben weiterhin das Recht, jederzeit von uns unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Auskunft über folgende Informationen zu erhalten:

  • die Verarbeitungszwecke
  • die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
  • die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen
  • falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
  • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung
  • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
  • wenn die personenbezogenen Daten nicht bei Ihnen erhoben werden: Alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten
  • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Abs.1 und 4 DSGVO und — zumindest in diesen Fällen — aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für Sie.

Ferner steht Ihnen ein Auskunftsrecht darüber zu, ob personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt wurden. Sofern dies der Fall ist, so steht Ihnen im Übrigen das Recht zu, Auskunft über die geeigneten Garantien im Zusammenhang mit der Übermittlung zu erhalten.

Wenn Sie dieses Auskunftsrecht in Anspruch nehmen möchten, können Sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder eine andere Mitarbeiterin/einen anderen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

c)    Recht auf Berichtigung

Der Europäische Verordnungsgeber gibt Ihnen das Recht, die unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Dazu gehört auch das Recht von uns die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

Wenn Sie dieses Berichtigungsrecht in Anspruch nehmen möchten, können Sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder eine andere Mitarbeiterin/einen anderen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

d)    Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

  • Die personenbezogenen Daten wurden für solche Zwecke erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet, für welche sie nicht mehr notwendig sind.
  • Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  • Sie legen gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
  • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  • Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen.
  • Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

Sofern einer der oben genannten Gründe zutrifft und Sie die Löschung von personenbezogenen Daten, die bei dem DVV gespeichert sind, veranlassen möchten, können Sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder eine andere Mitarbeiterin/einen anderen Mitarbeiter des DVV wenden. Der Datenschutzbeauftragte des DVV oder eine andere Mitarbeiterin/ein anderer Mitarbeiter wird veranlassen, dass dem Löschverlangen unverzüglich nachgekommen wird.

Das Recht auf Löschung Ihrer Daten besteht nicht soweit die Verarbeitung erforderlich ist

  • zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde;
  • aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstaben h und i sowie Artikel 9 Absatz 3;
  • für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Artikel 89 Absatz 1, soweit das in Absatz 1 genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

e)    Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

  • Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von Ihnen bestritten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
  • Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, Sie lehnen die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.
  • Wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, Sie benötigen sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt und es steht noch nicht fest, ob die berechtigten Gründe des DVV überwiegen.

Sofern eine der oben genannten Voraussetzungen gegeben ist und Sie die Einschränkung von personenbezogenen Daten, die beim DVV gespeichert sind, verlangen möchten, können Sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder eine andere Mitarbeiterin/einen anderen Mitarbeiter wenden. Der Datenschutzbeauftragte des DVV oder eine andere Mitarbeiterin/ein anderer Mitarbeiter wird die Einschränkung der Verarbeitung veranlassen.

f)    Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Ferner haben Sie bei der Ausübung Ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 Abs. 1 DSGVO das Recht zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von uns an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

Zur Geltendmachung des Rechts auf Datenübertragbarkeit kann sich die betroffene Person jederzeit an den Datenschutzbeauftragten des DVV oder eine andere Mitarbeiterin/einen anderen Mitarbeiter wenden.

g)    Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Zur Ausübung des Rechts auf Widerspruch können Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten oder eine andere Mitarbeiterin/einen anderen Mitarbeiter wenden.

h)      Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung

Sie haben das Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen.

Möchten Sie Ihr Recht auf Widerruf einer Einwilligung geltend machen, können Sie sich hierzu jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder eine andere Mitarbeiterin/einen anderen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

Der Widerruf einer Einwilligung hat keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs aufgrund der Einwilligung erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge.

18. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

a) Einwilligung

Art. 6 I lit. a DSGVO dient uns als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen.
Ihre Einwilligung ist die Rechtsgrundlage bei der Verabeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Newsletter-Abonnements.

b) Vertragserfüllung

Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich, wie dies beispielsweise bei Verarbeitungsvorgängen der Fall ist, die für den Zugang zu geschlossenen Nutzerportalen der Fall ist, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DSGVO.

Auf Grundlage der AGB verarbeiten wir folgende Datenkategorien in Erfüllung eines Vertrages: Nutzerdaten, Nutzungsdaten, Registrierungsdaten, Lernstandsdaten, Kommunikationsdaten in der Funktion Chat, Kommunikationsdaten in der Funktion Messenger, Kommunikationsdaten in der Funktion „Konferenz”, Support-Daten im Ticketsystem.

c) Wahrung berechtiger Interessen

Verarbeitungsvorgänge beruhen auf Art. 6 I lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung unseres berechtigten Interesses oder das eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Folgende Datenkategorien verarbeiten wir in berechtigtem Interesse: Server-Logfiles und Statistikdaten (ausschließlich zu rein statischischen Zwecken und damit zur Weiterentwicklung unseres inhaltlichen Angebotes).

19. Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden

Sämtliche Daten, die mit Ihrem Zugang verbunden sind, werden zusammen mit Ihren Registrierungsdaten endgültig gelöscht, wenn Ihr Zugang gelöscht wird.

Nutzerdaten: Sie haben jederzeit über Ihren persönlichen Login (vhs.ID bzw. Zugang zur vhs.cloud als vhs-Mitarbeiter*in) Zugang zu Ihren personenbezogenen Nutzerdaten. Sie können diese Daten daher auch jederzeit selbst löschen.

Nutzungsdaten: Ihre personenbezogenen Nutzungsdaten (z.B. die IP-Adresse Ihres ersten und letzten Logins sowie die Summe Ihrer Logins und die Gesamtdauer Ihrer Portalnutzung) werden endgültig gelöscht, wenn Ihr Zugang gelöscht wird.

Lernstandsdaten: Ihre Lernstandsdaten werden gelöscht, wenn Sie nicht mehr Mitglied in einem Kurs sind oder Ihnen ein Lernangebot/Lernbaustein nicht mehr zugewiesen ist.

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Wenn Sie weitere Fragen zum Thema vhs.ID und Datenschutz haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich unter den angegebenen Kontaktdaten direkt an den DVV.

 
 
 
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